在掌握了 Access 的基础概念后，我们将深入探讨数据库设计的核心要素。设计视图是 Access 最强大的工具之一，它让你能够精细控制表结构和字段属性，而关系则是构建专业数据库的关键。这些功能共同决定了数据的存储方式、完整性和可用性，是创建高效数据库应用程序的基础。
设计视图的强大功能
设计视图是 Access 中用于创建和修改表结构的专业界面，它比直接在数据表视图中工作提供了更精细的控制。通过设计视图，你可以：
定义每个字段的精确数据类型
设置详细的字段属性
指定主键和索引
添加字段说明文档
控制数据验证规则
进入设计视图
打开现有表或创建新表后，有两种方式进入设计视图：
右键点击表选项卡，选择 “设计视图”
在 “开始” 选项卡的 “视图” 组中，点击 “视图” 下拉按钮并选择 “设计视图”
在设计视图中，你会看到三列组成的网格：
字段名称：输入有意义的字段名
数据类型：从下拉列表中选择适当类型
说明：可选的字段描述（良好的习惯是填写这一列）
深入理解字段属性
字段属性面板位于设计视图的下半部分，根据选择的数据类型不同，可用的属性也会变化。让我们探讨几个关键属性：
常规属性
字段大小：
对于文本类型：限制字符数（1-255）
对于数字类型：选择具体数字格式（字节、整型、长整型等）
格式：
控制数据显示方式而不影响实际存储值。例如：
日期字段可以设置为 “中日期” 显示为 “2023-05-15”
数字字段可以设置为 “货币” 显示货币符号
输入掩码：
定义数据输入模式，确保一致性。例如：
电话号码：!(999") "000-0000 显示为 (123) 456-7890
邮政编码：00000\-9999 适用于美国邮编
默认值：
自动填充新记录的初始值。例如：
日期字段：Date() 自动填入当前日期
状态字段："Active" 作为默认状态
验证规则和验证文本：
限制可接受的值范围，并在违反规则时显示自定义错误信息。例如：
年龄字段：>=18 AND <=120
验证文本：“年龄必须在 18 到 120 岁之间”
查阅属性
查阅属性允许你创建下拉列表，使数据输入更直观：
在设计视图中选择字段
切换到 “查阅” 选项卡
将 “显示控件” 从文本框改为组合框或列表框
设置行来源类型为 “值列表” 或 “表/查询”
定义具体行来源
例如，创建一个状态字段的下拉列表：
行来源类型：值列表
行来源：“Active”;“Inactive”;“Pending”
建立表关系
关系是关系数据库的核心概念，它定义了表之间的逻辑连接。Access 支持三种主要关系类型：
一对一关系
一个表中的每条记录只对应另一个表中的一条记录。例如：
员工表与员工社保信息表
实施方式：在两个表的相关字段上创建主键或唯一索引
一对多关系
最常用的关系类型，一个表中的记录对应另一个表中的多条记录。例如：
客户表与订单表（一个客户有多个订单）
实施方式：在"一"方的主键与"多"方的外键之间创建关系
多对多关系
需要通过联结表实现的复杂关系。例如：
学生表与课程表（一个学生选多门课，一门课有多个学生）
实施方式：创建包含两个外键的中间表
创建关系的步骤
关闭所有打开的表
转到 “数据库工具” 选项卡，点击 “关系”
添加要建立关系的表到关系窗口
从一个表的主键拖动到另一个表的外键
在编辑关系对话框中：
勾选 “实施参照完整性”
可选勾选 “级联更新相关字段” 和 “级联删除相关记录”
点击 “创建” 完成关系设置
参照完整性与级联操作
实施参照完整性
这个选项确保关系中的有效性：
不能在相关表的外键字段中输入主表中不存在的主键值
不能删除主表中被其他表记录引用的记录（除非使用级联删除）
不能更改主表中被其他表记录引用的主键值（除非使用级联更新）
级联更新相关字段
当勾选此选项时，如果更改主表的主键值，Access 会自动更新所有相关记录的外键值。
级联删除相关记录
当勾选此选项时，删除主表中的记录会导致 Access 自动删除所有相关表中的对应记录。使用此功能要特别谨慎！
索引的合理使用
索引可以显著提高查询性能，但也会增加数据库大小和降低数据输入速度。在设计视图中可以管理索引：
创建单字段索引
选择要索引的字段
在字段属性的 “索引” 设置中选择：
“是（有重复）"：允许重复值
“是（无重复）"：强制唯一性
创建多字段索引
在设计视图中点击 “索引” 按钮
输入索引名称
在 “字段名称” 列中选择第一个字段
在下一行选择第二个字段（留空索引名称）
设置排序次序和其他属性
总结
设计视图、字段属性和关系是构建专业 Access 数据库的三大支柱。通过设计视图，你可以精细控制表结构；通过字段属性，你能确保数据质量和一致性；通过建立适当的关系，可以创建反映真实世界数据联系的数据库模型。
记住，良好的数据库设计是渐进式的过程。开始时不要追求完美，而是先建立基本结构，然后随着对需求理解的深入不断调整和完善。在下一教程中，我们将探索如何使用查询从这些精心设计的表中提取和操作数据，这是 Access 真正发挥威力的关键环节。